Es ist Sonntag 22:11 und ich beginnen einen Blogbeitrag über Zeitmanagement… Nun ja. Aber: Der Beitrag muss nicht morgen live gehen sondern in einer Woche. Ich habe gerade noch etwas Luft und
dachte ich fange mal mit diesem Thema an.
Heute gibt es mal wieder ein Samstagsvideo, in dem es eben um das Thema Zeitmanagement und Selbstorganisation geht.
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Seit gut einem Monat selbstständig
Ich bin nun seit über einem Monat selbstständig. Genau genommen bin ich seit 11 Jahren selbstständig – zumindest in Nebentätigkeit. Erst als Streets Promoterin, dann als Musikerin, dann kam der
DaWanda Shop und nun halt YouTube, Videoproduzentin und was ich noch so mache. Was hat sich seit dem Monat geändert? Wahnsinnig viel und irgendwie doch so wenig. Es fühlt sich auf jeden Fall gut
an. Ich bin motiviert, die Auftragslage ist super und ich habe auch endlich wieder Zeit zum Atmen.
Ich habe mich in dem Monat fast jede Woche mit meiner Oma getroffen und auch jede Woche Freunde gesehen. Das fühlt sich wahnsinnig gut an. Auch meinen Freud bekomme ich wieder öfter und
entspannter zu Gesicht. Nun startet er gerade einen eigenen YouTube Kanal und ist damit selbst mega beschäftigt – keine Angst ist ein ganz anderes Thema. Aber vielleicht gibt es irgendwann mal
ein Samstagsvideo zusammen.
Mein Tagesablauf
Ich würde so gerne über einen typischen Tag von mir schreiben – aber so richtig gibt es den gar nicht. Ich bin ein sehr strukturierter Mensch. Das war ich schon immer. Und ich liebe meinen Job
und das was ich tue. Das motiviert. Ich packe Sachen an und bringe Projekte schnell zu Ende. Ich mag es Resultate zu sehen. Ich bin so ein Mensch, wo sich immer alle Fragen „Wie macht sie das
nur? Wann macht sie das nur?“. Ich bin ein Mensch, der nicht stillsitzen kann. Es rattert. Immer. Überall. Und dennoch bin ich seit einiger Zeit sehr zufrieden und im Einklang. Ich kann es
endlich: Zur Ruhe kommen. Mit dem Schritt in die Selbstständigkeit habe ich mir fest vorgenommen wieder mehr Zeit für mich zu haben und mich zu finden. Und ich glaube, das gelingt mir ganz gut.
Ich versuche mal in Worte zu fassen wie so ein normaler Tag bei mir ablaufen könnte.
Es ist 7:30 und der Wecker von meinem Freund klingelt. Wir stehen immer ungefähr zusammen auf. Aber meist snoozen wir noch ein paar Mal. Er fährt zur Arbeit und ich mache mich frisch für den Tag,
Frühstück, Kaffee, Saft. Wenn es ein Montag ist, schnappe ich mir beim Frühstück mein Bullet Journal und plane die Woche. Manchmal mache ich das auch schon Sonntag Abend. An allen anderen
Wochentage sitze ich auch morgens an meinem Journal und übertrage mir meine ToDos. Dann geht es ins Emailpostfach. Anfragen, Rückfragen etc. beantworten und organisieren was eben so organisiert
werden muss. Was auf der Tagesplanung steht ist unterschiedlich. Ein Dreh? Dann brauche ich schöne Nägel, also müssen die lackiert werden. Ein Intro? Dann muss ich mich schminken und mir einige
Notizen schreiben. PostProduktion? Super keine Schminke, kantige Nägel und ran an den Computer. Schwups ist es mittag. Ich koche mir eigentlich immer was Frisches. Manchmal treffe ich mich mit
jemandem. Nach dem Mittag habe ich meistens ein Tief und ich genieße es sehr selbst bestimmen zu können wann ich arbeiten. Muss etwas eingekauft werden? Steht ein Treffen an? Was macht Omi? Oder
ist die Deadline für die nächste Produktion doch zu knapp und ich muss weiter arbeiten? Ach und dann kamen da ja noch 2 Emails rein, die dringend beantwortet werden wollen. Und ein Angebot muss
ich noch schreiben. Huch schon 6? Mein Freund kommt nach hause und wir essen zusammen Abendbrot. Danach arbeite ich meist noch etwas weiter. Manchmal sitzen wir dabei zusammen auf der Couch. Um 9
geht es zum Sport. Nicht jeden Tag, aber so 2 bis 3 Mal die Woche schaffen wir das gerade wieder. Danach wieder auf die Couch. Noch ein paar Kommentare checken und Nachrichten beantworten.
Das klingt jetzt vielleicht relativ unspannend… aber es ist bei weitem nicht jeder Tag gleich und planbar. Die, die mir auf instagram folgen, bekommen in den Storys ja ganz gute Einblicke.
Und wie plane ich das?
Ich liebe Listen. Unter meinen Kollegen in meinen letzten Jobs wurde ich schon das ein oder andere Mal dafür aufgezogen. Das ging schon in meiner Kindheit los. Im Urlaub habe ich als
Grundschülerin schon ganz genau dokumentiert was wer wann im Restaurant gegessen hat. Keine Ahnung warum.
Heutzutage nutze ich einige Tools, die mir das Leben leichter machen und die ich auch wirklich sehr stark nutze. Hier mal eine Übersicht.
Kalender & Bullet Journal
Ok, surprise! Ich nutze auf meinem Handy den Google Kalender. Dabei nutze ich aber mehrere Konten. Ich habe einen privaten Kalender, einen für DIY Eule
und kann den von meinem Freund sehen. Das habe ich alles in einer App. So weiß ich immer wann Privates und wann Geschäftliches Ansteht.
Die meisten von euch wissen, dass ich ein Bullet Journal führe – das ist quasi ein selbstgemachter Kalender in einem leeren Buch. Hier mache ich die Feinplanung. Jede Woche zeichne ich am
Montag oder Sonntag eine neue Woche auf und plane sie. Dabei übertrage ich die Termine aus meinem Google Kalender und die ToDos aus letzter Woche, die ich nicht geschafft habe.
Trello
Trello ist der Wahnsinn. Wir haben damals bei DaWanda angefangen Trello zu nutzen und ich wurde hier schnell fanatisch. Trello ist ein Project
Management System in dem ihr verschiedene Boards mit Listen anlegen könnt. In diesen könnt ihr dann einzelne Karten anlegen. Die Karte zieht ihr dann per drag and drop in die einzelnen Listen.
Das Ganze funktioniert also wie eine Tabelle – ist nur viel dynamischer und nicht statisch, da ihr die Elemente bewegen könnt. So habe ich z.B. ein Board für die Produktion in dem es Listen für
Videoidee, Partnerabsprache / in Vorbereitung, in Produktion, Postproduktion, Abnahme, Live gibt. Die Einzelnen Elemente sind dann die Videos wie z.B. „Samstagsvideo Zeitmanagement“, die ich je
nach Status dann durch die Listen ziehen. Ein weiteres Board strukturiert mir meine Rechnungen: Ausstehende Rechnung, Rechnung gestellt, Geldeingang Januar, Geldeingang Februar…
Auf den einzelnen Karten können viele Informationen hinterlegt werden inkl. Labels, Deadlines, ToDos, Anhängen, Texten, Kommentaren, Personenzuordnung und so weiter. Ich habe Trello auf all
meinen Geräten und schreibe mir pro Karte hier alle wichtigen Infos zu einem Video auf. Man muss der Typ für sowas sein – aber ich finde es ganz großartig.
Google Drive kannte ich schon einige Zeit vor Trello. Hier hat man die Möglichkeit Dateien in der Cloud abzulegen, aber auch Schreibdokumente, Tabellen, Präsentationen und mehr zu erstellen. Das
tolle daran ist, man kann diese Dokumente mit anderen teilen und simultan daran arbeiten kann!!! Es gibt also nicht zehntausend Dateien oder Emails, wo keiner mehr durchblickt. Alles was geht,
mache hier hierüber. Am liebsten in Tabellen für Projektüberischten und mehr. Das nutze ich auch häufig für meine Partnerkommunikation, Moodboard etc.
Außerdem habe ich einige Ordner von meinem Rechner mit Drive synchronisiert, damit ich von überall an meine wichtigsten Sachen herankomme.
Mit Toggl bin ich nicht allerbeste Freunde… Aber es ist eine Zweckbeziehung. Mit Toggl tracke ich meine Zeit. Als Selbstständige in meinem Bereich ist nicht jede Stunde bezahlt. Dieser
Blogbeitrag z.B. ist komplett unbezahlt. Ok vielleicht gibt es mit dem Video dazu über YouTube ein paar Werbeeinnahmen – aber die sind verschwindend gering. Nebenbei beantworte ich gerade noch
Kommentare auf Instagram zum Thema Anglizismen… Das bezahlt nun wirklich niemand. Ich muss also rausfinden, wie viele Stunden ich für Kooperationen und externe Produktionen arbeite und wie viele
Stunde ich unbezahlt Arbeite. Wie hoch sind meine Ausgaben und was muss ich folglich verdienen um schwarze Zahlen zu schreiben? Um ein besseres Gefühl für angesetzte Stundenlöhne zu bekommen
tracke ich gerade ziemlich brav meine Zeit. Das mache ich mit Toggl. Meistens nutze ich es am Rechner im Browser – manchmal auch am iPhone. Eine App fürs Tablet gibt es leider nicht.
Was ich wirklich gut finde an der App ist, dass ich unterteilen kann, für welches Projekt ich arbeite und das noch verschlagworten kann. Beispielsweise „Schnitt und Materialsichtung @Balkonvideo
#Postproduktion“. In den Statistiken wird mir dann genau ausgegeben wie viele Stunden ich pro Woche (oder auch einem anderen Zeitraum) gesamt und auf die einzelnen Projekte gearbeitet habe.
Hier sehtt ihr einmal einen Zeitüberblick bei mir von letzter Woche:
Ich nehme mir also auch unter der Woche Zeit für Freizeit und arbeite dann auch am Wochenende. Allerdings bin ich mit 43 Stunden etwas über dem was ich eigentlich möchte.
Auf die Projekte aufgeteilt sehe ich dann ganz gut, dass ich über die Hälfte der Zeit quasi „unbezahlt“ arbeite (hier lila). Das ist ok – ich muss es nur wissen um damit kalkulieren zu können und
meine Werbeeinnahmen von z.B. YouTube auf diese Zeit anzurechnen.
Ich muss mich hierbei jedoch teilweise sehr zwingen wirklich immer richtig zu tracken. Manchmal habe ich das Gefühl, dass die Synchronisation nicht richtig funktioniert und laufende Timer einfach
verschwinden – es kann aber auch sein, dass ich mich zu doof anstelle.
Was noch an meinem Arbeitsplatz gefehlt hat, war eine Uhr. Wirklich. Deswegen habe ich mir eine ganz billige Uhr bei IKEA gekauft, sie angesprüht und
mein eigenes Zifferblatt entworfen.
Super einfach und total schön. Und irgendwie beruhigt sie mich. Sie tickt nicht – das ist wichtig. Aber sie ist da und sagt mir, wann auch mal gut ist. Zum Beispiel jetzt ist es 23:21 und ich
sollte ins Bett gehen.
Schreibt mir gerne, wie euch der Beitrag gefallen hat, ob das interessant für euch ist und womit ihr so euer Leben organisiert.
